Como preencher uma Nota Fiscal

Como preencher uma nota fiscal é uma dúvida que muitos têm e nem sempre sabe onde procurar ajuda.

Por este motivo procuramos esclarecer neste artigo o que cada campo representa, ajudando em como preencher uma nota fiscal.

E por isso, vamos tentar separar alguns tópicos para um melhor entendimento.

Divisões de uma Nota Fiscal

A Nota Fiscal é composta por diversos campos, e esses campos são divididos por:

  • Canhoto
  • Identificação do emitente
  • Destinatário/Remetente
  • Fatura / Cálculos de Imposto
  • Transporte
  • Dados do produto
  • Informações adicionais

Canhoto

O canhoto é o comprovante de quem recebeu a mercadoria. Portanto, quem entrega o material é interessante que seja instruído a colher a assinatura de quem recebe, com nome, data e número de um documento pessoal.

Algumas empresas orientam até a solicitar um carimbo da empresa junto a assinatura, por questões de segurança.

Tamanha é a importância de se obter a confirmação de recebimento, que em alguns casos, enquanto não houver assinatura e carimbo no canhoto, os responsáveis pela entrega não dão por finalizada a entrega.

Identificação do emitente

Nos campos da identificação do emitente vão as seguintes informações:

  • Dados do emissor da NF
  • Número da NF
  • Se é entrada ou saída (Entrada pode ser compra ou devolução)
  • Natureza da operação
    • Venda
    • Complementar
    • Retorno
    • Devolução
    • Remessa
  • CPF ou CNPJ
  • Inscrição Estadual (Quando houver)
  • Chave de acesso
  • Código de barras

Essa parte da Nota Fiscal é bem simples, basta ficar atento a natureza da operação quando não for de venda, vamos aos detalhes:

Complementar

Quando uma Nota Fiscal é emitida e faltou informações importantes, basta fazer uma Nota Fiscal com a natureza de operação complementar e nas informações adicionais escrever o motivo.

Retorno

Quando os produtos são devolvidos para conserto, seja no valor ou quantidade.

Devolução

Invalida a compra ou venda, ou seja, se o cliente decidir devolver algum produto dentro do prazo, ele tem que fazer uma carta de devolução com as mesmas descrições dos produtos, mencionando nos Dados Adicionais a numeração da nota fiscal de venda.

Remessa

A Nota Fiscal de Remessa está presente na saída do produto do fornecedor primário até o comércio, por exemplo, onde será vendido. Em função dessa questão, é possível ser compreendida como oposta a Nota Fiscal de Devolução, que é quando a venda já pode ter sido ou não efetuada.

Destinatário / Remetente

Na maioria dos casos são os dados do destinatário, para onde vão os produtos.

Mas em alguns casos é o Remetente, quando a emissão é de “Entrada”, que é um caso de Natureza de devolução, por exemplo.

No entanto, nas 2 situações não deixam de ser os dados de onde está indo a nota fiscal, ou seja, pode ser seu cliente ou fornecedor.

Fatura / Cálculos Imposto

Aqui vão os valores totais dos produtos, no caso do preenchimento da NF-e, ele já calcula automaticamente os impostos.

Transporte

Na parte de transportes e volume transportados, tem que ser preenchido todas as informações necessárias:

  • Nome da transportadora (Ou a própria empresa se for frete próprio)
  • Dados completos da transportadora (Incluindo CNPJ)
  • Código do frete
  • Quantidade de Volumes
  • Peso Bruto e Líquido

Ocorrendo preenchimento errado poderá haver divergência na pesagem do veículo na rodovia e sua mercadoria pode ser apreendida junto com o veículo, portanto, muito cuidado com as informações. Lembrando que nenhuma destes campos devem ficar sem preenchimento.

Dados dos produtos

Fique muito atento aos Campos da Nota Fiscal e para que servem, principalmente nos produtos, porque existe um campo importantíssimo que se chama: CFOP.

CFOP é a abreviação de Código Fiscal de Operações e Prestações. Esse código identifica uma determinada operação por categorias no momento da emissão da nota fiscal.

Para cada tipo de Código CFOP, será fixada a tributação sobre a operação e haverá movimentações financeiras e de estoque de interesse do Fisco. Os diferentes tipos de CFOP separam as notas fiscais por tipo (nota de entrada ou saída), por região e por natureza da operação.

A parte do código de produto, é controle interno de sua empresa, caso não tenha, comece do 0001 e assim por diante, para ficar organizado.

Na descrição, coloque as informações corretas de acordo com a venda, para evitar problemas futuros, pequenos detalhes técnicos (mais comuns) como por exemplo “Geladeira 220V 200L BIVOLT” esses detalhes são importantes tanto para sua empresa quanto para o cliente.

Outro campo importante é o NCM que representa uma nomenclatura que identifica códigos de oito dígitos para produtos diversos, que vão desde: produtos de origem animal, como o leite, têxteis e metais. Essa classificação foi determinada após a criação do Decreto Nº1568 da Nomenclatura Comum do Mercosul – NCM, no ano de 1995.

Os outros itens são mais comuns como unidade de medida e valor unitário, o total o sistema da NF-e calcula automático.

Informações Adicionais


Neste campo você deve colocar detalhes relevantes que não possuam um campo para informá-lo ou leves observações. Geralmente a NF-e coloca as parcelas da negociação e algumas taxas, mas se tiver alguma informação relevante pode colocar sem problemas, como por exemplo: endereço de coleta ou de entrega quando diferentes daqueles inicialmente informados em seus campos específicos.

Detalhes finais


Quando sua empresa começa a emitir NF-e, no início é um pouco mais complicado, peça ajuda a seu contador para auxilia-lo.

No entanto, assim que começar a organizar as coisas da forma correta, com o tempo as dúvidas são sanadas e o fluxo da empresa ocorre da forma mais tranquila, rotineira.

Outro detalhe que ainda não mencionamos é o campo de “ Data de Emissão da NF e Data de Saída”, ou seja, você pode até emitir a NF 2 dias antes da mercadoria ser expedida, mas a data de saída, tem que ser a data de início do trânsito. Faça isso para evitar problemas com a fiscalização.

Ah, e nunca se esqueça: A sua nota fiscal deve refletir exatamente o que sua emissão representa, isto é, qualquer um que ler as informações contidas na sua nota fiscal deverá entender exatamente “como” e “para o que” ela foi emitida.

Esperamos ter ajudado!

Se quiser saber mais sobre a importância de documentos fiscais para o transporte, clique aqui.

Mas se quiser saber mais como evitar problemas na entrega pelo e-commerce, clique aqui.

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