Como preencher uma Nota Fiscal
Como preencher uma nota fiscal é uma dúvida que muitos têm e nem sempre sabe onde procurar ajuda.
Por este motivo procuramos esclarecer neste artigo o que cada campo representa, ajudando em como preencher uma nota fiscal.
E por isso, vamos tentar separar alguns tópicos para um melhor entendimento.
Divisões de uma Nota Fiscal
A Nota Fiscal é composta por diversos campos, e esses campos são divididos por:
- Canhoto
- Identificação do emitente
- Destinatário/Remetente
- Fatura / Cálculos de Imposto
- Transporte
- Dados do produto
- Informações adicionais
Canhoto
O canhoto é o comprovante de quem recebeu a mercadoria. Portanto, quem entrega o material é interessante que seja instruído a colher a assinatura de quem recebe, com nome, data e número de um documento pessoal.
Algumas empresas orientam até a solicitar um carimbo da empresa junto a assinatura, por questões de segurança.
Tamanha é a importância de se obter a confirmação de recebimento, que em alguns casos, enquanto não houver assinatura e carimbo no canhoto, os responsáveis pela entrega não dão por finalizada a entrega.
Identificação do emitente
Nos campos da identificação do emitente vão as seguintes informações:
- Dados do emissor da NF
- Número da NF
- Se é entrada ou saída (Entrada pode ser compra ou devolução)
- Natureza da operação
- Venda
- Complementar
- Retorno
- Devolução
- Remessa
- CPF ou CNPJ
- Inscrição Estadual (Quando houver)
- Chave de acesso
- Código de barras
Essa parte da Nota Fiscal é bem simples, basta ficar atento a natureza da operação quando não for de venda, vamos aos detalhes:
Complementar
Quando uma Nota Fiscal é emitida e faltou informações importantes, basta fazer uma Nota Fiscal com a natureza de operação complementar e nas informações adicionais escrever o motivo.
Retorno
Quando os produtos são devolvidos para conserto, seja no valor ou quantidade.
Devolução
Invalida a compra ou venda, ou seja, se o cliente decidir devolver algum produto dentro do prazo, ele tem que fazer uma carta de devolução com as mesmas descrições dos produtos, mencionando nos Dados Adicionais a numeração da nota fiscal de venda.
Remessa
A Nota Fiscal de Remessa está presente na saída do produto do fornecedor primário até o comércio, por exemplo, onde será vendido. Em função dessa questão, é possível ser compreendida como oposta a Nota Fiscal de Devolução, que é quando a venda já pode ter sido ou não efetuada.
Destinatário / Remetente
Na maioria dos casos são os dados do destinatário, para onde vão os produtos.
Mas em alguns casos é o Remetente, quando a emissão é de “Entrada”, que é um caso de Natureza de devolução, por exemplo.
No entanto, nas 2 situações não deixam de ser os dados de onde está indo a nota fiscal, ou seja, pode ser seu cliente ou fornecedor.
Fatura / Cálculos Imposto
Aqui vão os valores totais dos produtos, no caso do preenchimento da NF-e, ele já calcula automaticamente os impostos.
Transporte
Na parte de transportes e volume transportados, tem que ser preenchido todas as informações necessárias:
- Nome da transportadora (Ou a própria empresa se for frete próprio)
- Dados completos da transportadora (Incluindo CNPJ)
- Código do frete
- Quantidade de Volumes
- Peso Bruto e Líquido
Ocorrendo preenchimento errado poderá haver divergência na pesagem do veículo na rodovia e sua mercadoria pode ser apreendida junto com o veículo, portanto, muito cuidado com as informações. Lembrando que nenhuma destes campos devem ficar sem preenchimento.
Dados dos produtos
Fique muito atento aos Campos da Nota Fiscal e para que servem, principalmente nos produtos, porque existe um campo importantíssimo que se chama: CFOP.
CFOP é a abreviação de Código Fiscal de Operações e Prestações. Esse código identifica uma determinada operação por categorias no momento da emissão da nota fiscal.
Para cada tipo de Código CFOP, será fixada a tributação sobre a operação e haverá movimentações financeiras e de estoque de interesse do Fisco. Os diferentes tipos de CFOP separam as notas fiscais por tipo (nota de entrada ou saída), por região e por natureza da operação.
A parte do código de produto, é controle interno de sua empresa, caso não tenha, comece do 0001 e assim por diante, para ficar organizado.
Na descrição, coloque as informações corretas de acordo com a venda, para evitar problemas futuros, pequenos detalhes técnicos (mais comuns) como por exemplo “Geladeira 220V 200L BIVOLT” esses detalhes são importantes tanto para sua empresa quanto para o cliente.
Outro campo importante é o NCM que representa uma nomenclatura que identifica códigos de oito dígitos para produtos diversos, que vão desde: produtos de origem animal, como o leite, têxteis e metais. Essa classificação foi determinada após a criação do Decreto Nº1568 da Nomenclatura Comum do Mercosul – NCM, no ano de 1995.
Os outros itens são mais comuns como unidade de medida e valor unitário, o total o sistema da NF-e calcula automático.
Informações Adicionais
Neste campo você deve colocar detalhes relevantes que não possuam um campo para informá-lo ou leves observações. Geralmente a NF-e coloca as parcelas da negociação e algumas taxas, mas se tiver alguma informação relevante pode colocar sem problemas, como por exemplo: endereço de coleta ou de entrega quando diferentes daqueles inicialmente informados em seus campos específicos.
Detalhes finais
Quando sua empresa começa a emitir NF-e, no início é um pouco mais complicado, peça ajuda a seu contador para auxilia-lo.
No entanto, assim que começar a organizar as coisas da forma correta, com o tempo as dúvidas são sanadas e o fluxo da empresa ocorre da forma mais tranquila, rotineira.
Outro detalhe que ainda não mencionamos é o campo de “ Data de Emissão da NF e Data de Saída”, ou seja, você pode até emitir a NF 2 dias antes da mercadoria ser expedida, mas a data de saída, tem que ser a data de início do trânsito. Faça isso para evitar problemas com a fiscalização.
Ah, e nunca se esqueça: A sua nota fiscal deve refletir exatamente o que sua emissão representa, isto é, qualquer um que ler as informações contidas na sua nota fiscal deverá entender exatamente “como” e “para o que” ela foi emitida.
Esperamos ter ajudado!
Se quiser saber mais sobre a importância de documentos fiscais para o transporte, clique aqui.
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